Hóa đơn điện tử là một trong những vấn đề doanh nghiệp rất quan tâm, vì tính tiện dụng của loại hình hóa đơn này. Tuy nhiên pháp luật cũng đặt ra những điều kiện và quy định về vấn đề này. Vậy để hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử, mời bạn đọc bài viết dưới đây.
1. Điều kiện được phát hành hóa đơn điện tử
Người bán hàng hóa, dịch vụ khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện, đã và đang thực hiện giao dịch điện tử khai thuế với cơ quan Thuế.
- Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.
Nếu chưa hiểu về vấn đề này, các bạn có thể liên hệ đến tổng đài tư vấn dịch vụ kế toán tại Hà Nội của chúng tôi để được tư vấn.
2. Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử
Hồ sơ bao gồm:
- Mẫu hóa đơn điện tử
- Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ được gửi cho cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế. Trước khi làm bộ hồ sơ, đơn vị nên liên hệ trực tiếp đến cán bộ Thuế quản lý để tìm hiểu xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị cho phù hợp.
3. Các bước đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Tổ chức trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan Thuế theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử hoá đơn điện tử.
Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh khởi tạo hóa đơn điện tử phải tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Quá trình lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu (Mẫu số 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)
- Hóa đơn mẫu (tự chuẩn bị hoặc được cung cấp bởi nhà cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử)
Ngoài ra, nếu cầu tìm hiểu về các thủ tục đăng ký nhãn hiệu, các bạn hãy liên hệ với chúng tôi để trải nghiệm dịch vụ tốt hàng đầu.
Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu
Doanh nghiệp cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Hy vọng bài viết đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm, vui lòng liên hệ để được giải đáp.
